Algemeen beheer

Meerdere beheerders

Per omgeving kunnen er meerdere beheerders worden toegekend. Iedere beheerder heeft een eigen inlog en kan evenementen aanmaken.

Eigen look en feel

De beheerders kunnen de homepagina stijlen door het logo toe te voegen, social media accounts te koppelen, een introtekst te schrijven en een pakkende headerafbeelding te publiceren.

Beheer menu

Als beheerder kun je zelf aangeven welke menu items je wilt tonen en welke benaming je kiest. Standaard ingesteld is: programma, sprekers, locatie, media & downloads, deelnemers, prikbord en contact.

Interactie

Prikbord voor interactie

Via het prikbord kunnen deelnemers met elkaar in contact komen en kan de spreker stellingen voorleggen en om input vragen bij de deelnemers. Bij ieder programmaonderdeel en overkoepelend kan het prikbord worden aangezet.

Netwerkvorming

Deelnemers van het evenement kunnen zichzelf online presenteren en online interessante contacten leggen. Ook kun je zichtbaar maken wie zich voor welke sessie heeft inschreven. Je ziet dan bij het betreffende programmaonderdeel een overzicht met deelnemers.

Poll

Met de poll kun je eenvoudig stellingen voorleggen aan de deelnemers.

Versturen berichten

Je kunt als beheerder vanuit de eventsite mails versturen naar specifieke groepen mensen. Bijvoorbeeld naar alle deelnemers of deelnemers van een specifiek programmaonderdeel.

Instellingen per evenement

On page bewerking

De handige on page bewerking maakt Yard eventsites heel gebruikersvriendelijk.

Weergave programma

Zowel programma’s van simpele eendaagse bijeenkomsten als complexe meerdaagse congressen kunnen overzichtelijk gepresenteerd worden. Je kiest zelf de weergave; alles in 1 handige lijst of een uitgebreid overzicht.

Tarieven toevoegen

Per evenement kun je meerdere tarieven toevoegen, aangeven of een evenement gratis is en je kunt kortingscodes toekennen.

Toekennen rechten sprekers

Sprekers kunnen teksten van hun eigen programmaonderdelen publiceren en wijzigen.

Uitnodigen potentiële deelnemers

Vanuit de eventsite kun je potentiële deelnemers uitnodigen en herinneringen sturen naar personen die zich nog niet geregistreerd hebben.

Sturen automatische bevestiging

Zodra deelnemers zich geregistreerd hebben ontvangen ze een automatische bevestiging met daarin een overzicht van de gemaakte keuzes en informatie over de locatie.

Wachtlijst

Zodra een evenement of een sessie vol zit kunnen deelnemers zich aanmelden voor de wachtlijst. Als er een plekje vrij komt, omdat iemand zijn inschrijving heeft geannuleerd ontvangt de eerstvolgende op de lijst een melding dat hij/zij zich kan inschrijven.

Zelf samenstelling inschrijfformulier

Het inschrijfformulier bestaat uit een aantal standaard velden die door de beheerder aangevuld kan worden met specifieke vragen.

Verwerken betalingen en versturen facturen

De beheerder geeft aan of een evenement gratis of betaald is en hoe de afwikkeling van betaalde evenementen verloopt. De eventsite kan gekoppeld worden met diverse online betaalsystemen. Ook is het mogelijk om automatisch facturen te versturen en koppelingen te realiseren met reeds gebruikte administratiesystemen.

Evenement kopiëren

Het is mogelijk om een evenement te kopiëren. Je hoeft dan alleen de datum en bevestigingsmail aan te passen.

Taal

Stel de taal van het evenement in. Je kunt kiezen voor Nederlands of Engels.

Deelnemersoverzicht

Alle deelnemers verschijnen in een deelnemersoverzicht. Deze kun je publiceren, zodat iedereen dit kan inzien en je kunt de lijst downloaden naar Excel. De beheerder van de eventsite kan inschrijvingen bewerken.

Betalingen

Mogelijkheden

De eventsite ondersteunt betalingen via iDEAL, creditcard, PayPal of op factuur.

Kortingscode

Het is ook mogelijk om kortingscodes aan te maken. Deelnemers komen bij het invoeren van deze code in aanmerking voor een speciaal tarief.

Factuuradres

Deelnemers kunnen bij de registratie het factuuradres opgeven evenals ter attentie van wie deze verstuurd moet worden. Ook is het mogelijk voor de deelnemer om een kenmerk of projectnummer op te geven.

Automatische herinnering

Mocht iemand na het verstrijken van de betalingstermijn nog niet betaald hebben dan wordt automatisch een betalingsherinnering verstuurd.

Uitnodigingen

Versturen uitnodigingen

Het is mogelijk om vanuit de eventsite mensen uit te nodigen voor het congres. Je kunt een adreslijst uploaden of de emailadressen één voor één toevoegen. Ook kunt u instellen dat alleen mensen met een persoonlijke uitnodiging zich kunnen registreren.

Versturen herinneringen

Na verloop van tijd kun je een herinnering versturen naar de mensen die zich nog niet hebben ingeschreven voor het event. Het aanpassen van de tekst is ook mogelijk.

Sprekers

Presentatie sprekers

Binnen de eventsite kun je sprekers aanmaken en koppelen aan programma-onderdelen. Je kunt een profielfoto uploaden, contactgegevens presenteren en een omschrijving / CV van de spreker tonen.

Bewerken programma

Beheerders van de eventsite kunnen sprekers rechten toekennen. Met deze rechten kunnen ze eigen programmateksten bewerken en publiceren.

Badges (aanvullend pakket)

Maken van badges

Als extra optie bieden we de mogelijkheid om badges te laten maken, zodat je volledig ontzorgt wordt.

QR codes

Het is mogelijk om de deelnemers een QR code toe te sturen. Bij binnenkomst tonen de gasten hun e-ticket of uitnodiging met QR-code. Door gebruik te maken van de gebruikersvriendelijke scanapparatuur verloopt de registratie tijdens het congres snel en comfortabel.